Każdy ma swój system zarządzania projektami, pracą, wolnym czasem. Poszukiwania tego idealnego potrafią zająć wiele lat, w każdym razie mi zajęły. Ale teraz dzięki bullet journalowi, kalendarzowi i Asanie zarządzanie wszystkimi aspektami życia stało się dla mnie po prostu łatwe. Dzisiaj opowiem Wam coś więcej o tym ostatnim narzędziu.
Asana zazwyczaj nazywana jest programem do pracy w zespołach i zarządzania projektami. To narzędzie online, które można obsługiwać praktycznie z każdego urządzenia, które ma dostęp do przeglądarki. Dodatkowo Asana funkcjonuje jako aplikacja mobilna. Jej darmowa wersja w zupełności wystarczy na potrzeby małych i średnich biznesów oraz blogerów, o czym za chwilę, mam nadzieję, się przekonacie.
Zacznijmy od tego, jak wygląda kokpit. Na potrzeby wpisu stworzyłam osobną tablicę, za pomocą której pokażę Wam działanie Asany. Moje prawdziwe tablice są zawalone zadaniami i członkami projektów, dlatego nie mogę Wam ich pokazać ;).
1. Tutaj zaznaczyłam podstawowy podział danych w Asanie. Obecnie znajdujemy się w Tasks, czyli widoczności zadań konkretnej osoby w zespole. Możemy przełączyć się także w widok skrzynki odbiorczej, gdzie zobaczymy wszystkie wiadomości, które otrzymaliśmy pod naszymi taskami, oraz do sekcji Dashboard, gdzie możemy stworzyć podsumowanie danego projektu (do 3 projektów w darmowej wersji).
2. Tutaj widzicie avatar użytkownika, który używa w danej chwili Asany oraz nazwę tak zwanego working space, czyli po prostu przestrzeni roboczej, do której dodawane są projekty. W tym przypadku widzicie mnie oraz nazwę Blog.
3. Kolejna możliwość przełączania widoku. Obecnie znajdujemy się w liście zadań, możemy zobaczyć również kalendarz z zaznaczonym deadline’ami oraz wszystkie pliki, które zostały załączone do tego projektu. Wygodne, prawda?
4. Asana to narzędzie stworzone dla zespołów (chociaż śmiało może korzystać z niego tylko jedna osoba), dlatego podpowiada, żeby dodać kolejnego członka zadania.
5. Tutaj dodajemy projekty.
6. Tutaj dodajemy zadania.
7. A tutaj widzimy listę zadań po dodaniu.
Dodajmy więc kolejnego członka zespołu oraz projekt i zadania.
8. Jak widzicie, do mojego working space dodałam Lubego. Stworzyłam także 2 projekty blogowe: Wpis o Asanie oraz wpis o jodze.
9. Nad listą zadań wyświetla się nazwa konkretnego projektu. Możemy nadać temu projektowi kolor (najlepiej różowy :D).
10. Na liście zadań wyświetla się nazwa konkretnego zadania, ikonka osoby odpowiedzialnej za wykonanie oraz deadline.
11. Przenosimy się do tablicy konkretnego zadania. To tutaj wybieramy, kto będzie odpowiedzialny za task i do kiedy ma go wykonać.
12. Nadajemy zadaniu nazwę, możemy dopisać także opis. Bezpośrednio pod tymi informacjami znajduje się sekcja komentarzy/wiadomości.
13. Do każdego zadania możemy załączać pliki, tagować taski (np. PILNE) czy też tworzyć subtaski.
Zalety Asany
Uwaga! To, co widzieliście powyżej, to zaledwie zalążek możliwości Asany i narzędzie może wydawać Wam się niepotrzebne. Ale pomyślcie teraz, że nad jednym projektem pracuje 5-15 osób. Rozpisywanie takich zadań w Asanie jest dużo wygodniejsze niż zakładanie grupy na FB czy wymienianie e-maili. Dlaczego? Poznajcie zalety Asany.
- Możliwość tworzenia kilku czy kilkunastu projektów odpowiadających na przykład konkretnemu klientowi obsługiwanego przez firmę.
- Możliwość delegowania zadań oraz oznaczania deadline’ów.
- Szybka i sprawna komunikacja poprzez sekcję komentarzy — działa to jak na FB, wystarczy oznaczyć danego członka projektu za pomocą małpy (@), a on od razu otrzyma powiadomienie na e-mail.
- Rozpisywanie nawet najbardziej skomplikowanych projektów (np. grantów, tworzenia nowego produktu) na zadania i podzadania.
- Możliwość szybkiego przełączania do listy wiadomości/komentarzy, kalendarza czy załączonych plików.
- Bardzo intuicyjny i przyjazny kokpit, który można rozpracować po pierwszej godzinie pracy z programem.
- Możliwość stworzenia podsumowania danego projektu.
- Kontrolowanie zadań pracowników za pomocą jednej tablicy.
- Powiadomienia o zbliżających się deadline’ach wysyłane na adres mailowy.
- Bezpłatna ersja, która sprawdzi się na potrzeby małych i większych firm oraz blogerów.
- Można do Asany podłączyć różne aplikacje, na przykład do mierzenia czasu pracy nad danym zadaniem.
- Twórcy Asany mają poczucie humoru, ale o tym nic więcej nie napiszę, żeby nie psuć Wam niespodzianek ;).
Asana sprawdza się zarówno do bardzo małych projektów, jaki i bardzo dużych. Współpracuję z agencją PR i dzięki Asanie wszystkie zadania są jasno rozpisane i zawsze wiem, na kiedy mam przygotować tekst, na kiedy grafikę, a także do kogo się zwrócić w razie problemów czy wątpliwości.
Do jakich zadań używać Asany?
Asana to przede wszystkim narzędzie do zarządzania projektami w grupach. Jednak to wcale nie oznacza, że nie można wykorzystać jej inaczej. Do czego wykorzystuję Asanę na co dzień?
Do:
- współpracy ze wspomnianą agencją PR,
- delegowania zadań Lubemu (np. gdy potrzebuję, żeby zrobił dla mnie zdjęcia na blog albo załatwił coś na mieście),
- zarządzania obowiązkami domowymi,
- zarządzania blogiem (w bujo ustalam sobie daty publikacji, zrobienia zdjęć czy napisania tekstu, ale to w Asanie dokładnie rozpisuję, co i kiedy muszę zrobić),
- zarządzania osobistymi projektami (np. remontem pokoju na naszą domową „siłownię”),
- rozpisywania przyszłych projektów biznesowych i blogowych.
Do czego jeszcze można użyć Asany?
Do:
- rozpisywania zadań przed sesją,
- zarządzania projektami na studiach,
- planowania wszystkich domowych i zawodowych zadań,
- robienia listy mniejszych i większych zakupów w danym miesiącu,
- spisywania mniej i bardziej ważnych deadline’ów (np. oddanie książek do biblioteki, płatność za OC).
Wiele z tych rzeczy można rozpisać w planerze, kalendarzu czy bujo, ale Asana sprawdza się zawsze tam, gdzie co najmniej 2 osoby dzielą się zadaniami bądź całymi projektami. Wówczas wszystko jest rozpisane w jednym miejscu, do którego każdy uczestnik ma dostęp. Swoim bujo czy kalendarzem nie podzieliłabym się nawet z Lubym ;). Poza tym to dobre rozwiązanie dla osób, które albo nie lubią planować za pomocą tradycyjnych narzędzi, albo są zapominalskie i potrzebują przypomnień, albo jedno i drugie.
Korzystacie z Asany? Sprawdza się w zarządzaniu Waszymi projektami i zadaniami? Dajcie znać!
